ホワイトボードの使い方 

会議などをする際に、ホワイトボードを使うことがあります。

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もう、そんなもの使っていないって言う方も居られるかもしれませんが、私どもでは依然重宝しています。

(最近の会議室には、それぞれの出席者の前に個々に映し出されるディスプレイなどがある豪華なところもあるようです。)

このホワイトボード。
書いたものが残せないので、一時期ボタンひとつでそのままホワイトボード上の内容をプリントアウトできるものも流行りましたね。
今でもそうでしょうか?

しかしながら、これは高価なわりに効率が良くないので、私どもでは使っておりません。

そこで、私たちが会議などの際に行っているホワイトボードの使い方をご紹介したいと思います。

「そんなこと、とっくにやっているよ」という方も沢山居られるかとは思いますが、ご存知無い方へのご紹介としてご寛大にお許しくださいませ。

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さて、ホワイトボードを使って会議を行う際に、私たちがよく使うアイテムとして「付箋紙」と「デジカメ」があります。

会議メンバーから出される意見や問題点などを付箋紙に書いてもらい、ホワイトボード上に貼り付けて、分類・整理していきます。

何しろ私自身が聞こえないので、書いてあったほうが間違いが無く、助かります。
また、全員がホワイトボード上で情報を共有しますので、同じ土俵で話しがしやすくなります。
つまり、会議にありがちな堂々めぐりが減らせるので、ムダな時間を省くことが可能になってきます。

そうしたひとつの土俵で議論しているうちに、問題の「切り口」が違っていたことなどに気づいた場合は、いちいち細かい内容を書き直すことも無く、ホワイトボード上で表を書き直して、付箋紙を移動するしたり追加・削除するだけで議論を再開することができます。

会議のメンバー全員がホワイトボードの前に立ち、それぞれが「あーでもない、こーでもない」といいながら、付箋紙を追加したり移動させたりしながら、マーカー(ペン)で直接書き込みながらワイワイとやっています。

こうすると全員参加の会議になるので一体感もありますし、なにしろ同じ土俵で納得ずくの結論を出しますので、その後の動きが速くなりブレも少なくなります。

あとは、確定した情報をデジカメでパチリと撮影。
この撮影した写真に簡単な議事内容を加えてグループウエアで共有しています。
その後は業務の進捗状況の確認、報告・連絡・相談なども含めて、大まかにはグループウエア上で管理しています。

グループウエアは大企業あたりのシステムかというとそうでもなく、私たちのような弱小零細軽薄短小(?)なところでも、十分に役立ちます。

話はそれましたが、このホワイトボード。

プロジェクタのスクリーン代わりにもなりますし、投影したまま書き込めることから、前回パチリと撮影したデジカメの写真を投影しながら計画などの修正を行うことも簡単です。
もっとも、プロジェクタを使ってホワイトボードの前に立つと、ちと眩しいのですけどね。(^^;;

それをまた、デジカメで撮影して「最新版」として更新しておけば良いのですから便利です。

こうしたちょっとした工夫からムダを省いていくと、時間を有効に使えるばかりでなくコストも抑えることができますね。

その分、仲間と一杯やれる時間とお金が作り出せます。
こんなことを言っていると、「またそれかい!」と言われそうですね。(^^;;


「ムダとは意識しないで浪費していることであり、贅沢とは、意識してお金を使うことだ」
(山田日登志「現場の変革、最強の経営~ムダとり」幻冬舎より)


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参考に・・・(笑)

益田さん、こんにちは~!!
ウチは、宝の持ち腐れでホワイトボードを会議でも全然使っていませんでした・・・(笑)
参考にさせていただきます・・・。
>仲間と一杯やれる時間とお金が作り出せます。
「またそれかい!」・・・(笑)

[2006/03/14 06:11] ヤマニ [ 編集 ]

すばらしい会議

こんにちは!石井です。
すばらしい会議をしていらっしゃるのですね。
これに比べるとうちの会議など全然まだまだです。
あと「グループウェア」のお話、参考になりました。
これはぜひ取り入れたほうがいい感じです。
これを機会に研究してみます。
ためになる話、盛りだくさんでありがとうございました!

こんにちは!えもっちです
いつもながらに勉強になります
ビジネスリンクをリフレッシュさせていただきました
もっちぃさんも登場させました!!
http://www.mada2.com/link.html
いつもありがとうございます

[2006/03/14 07:28] えもっち [ 編集 ]

先日はありがとう御座いました。

益田さん、市川さん、関坂さん、坂井さんと楽しい時間を過ごせました。でも、益田さんとご相談したい件もありますので、次回はゆっくりとお話したいものです。
>その分、仲間と一杯やれる時間とお金が作り出せます。
ハハハッ!益田さんらしいコメントですね。
でも、こういった時間も大切な時間でして、私もこれなしには働けませんです(笑)

こんにちは。
付箋を用いて“同じ土俵で話しをしやすくする”という使い方は大変参考になりました。
今まではマーカーで書くだけ書きなぐって、最後に本人も読めなくなる・・・(笑)という状況でした。
早速トライしてみます! ありがとうございました。

[2006/03/14 08:35] ファブリカcom専務 [ 編集 ]

管理人のみ閲覧できます

このコメントは管理人のみ閲覧できます
[2006/03/14 19:11] [ 編集 ]

このアイデアすばらしいです。
うちの会社の会議でさっそく採用してもらいます。
無駄な堂々巡りが少しは減って欲しいので・・・。

こんにちは(*´∀`*)

ホワイトボード、確かにそうだな~って感じました。
普通の会議だと堂々巡りになるところも
効率よく話がまとまりやすくなりますよね。
それに、文字になって残ってくれていることで
自分が聞き逃したことも、
後で読み返しながら確認もできます。
とても勉強になりました(*´∀`*)♪

おおおっ!もっちぃさんのコメント口調(文字調・笑)が益田さん化していますよ!
さすが教育が行き届いていますね!・・

ヤマニさま、いらっしゃいませ

いつもお世話になっております。
>ウチは、宝の持ち腐れでホワイトボードを会議でも全然使っていませんでした・・・(笑)
もったいないですねぇ~。
もっとも、やり方は様々ものね。
ホワイトボードをうまく使うと、紙の節約になりますからちょっとは森林資源保護にもつながるかと思っています。(^○^)

「パチンコ社長がおくるサービスの心とマネジメントの知恵」 石井道夫さま、いらっしゃいませ

いつもお世話になっております。
>あと「グループウェア」のお話、参考になりました。
これはぜひ取り入れたほうがいい感じです。
これは便利ですよぉ~。
周知事項なんて、いちいち紙に書いて張り出したり回覧版をまわす手間は要らなくなります。
特に時間帯の違う勤務者が居る場合には、重宝しますよ。
ちなみにウチでは、外部からもつなげられるようにしていますので、外出先からでも使っております。

えもっちさま、いらっしゃいませ

いつもお世話になっております。
うちのもっちぃのブログまで、リンクしてくださったのですね。
ありがとうございます。
本人も喜んでいます。(^○^)/
これからも、どうぞよろしくお願いいたします。

逆境から這い上がった社長~の井上さま、いらっしゃいませ

こちらこそ、先日は遠いところをありがとうございました。
とても有意義で、楽しい時間を過ごすことができました。
>でも、益田さんとご相談したい件もありますので、次回はゆっくりとお話したいものです。
了解いたしました。(^○^)
ご予定などがお決まりになりましたら、お知らせくださいませ。

ファブリカcom専務さま、いらっしゃいませ

初めまして、ようこそお越しくださいました。
>最後に本人も読めなくなる・・・(笑)という状況でした。
(⌒▽⌒)アハハ!
ある、ある、ありますよぉ~、そういう経験。
白板が、そのうち黒板みたいに真っ黒になっちゃうんですよね。
あとで議事録なんか作るときに、困ってしまいそうです。
どうぞご活用くださいませ。

danna【だんなRevolution 革命的収入構築ブログ】さま、いらっしゃいませ

こんにちは!
>このアイデアすばらしいです。
いえいえ、これはもともと「仕事研究方式」のマネっこなんです。
http://kagayaki.blog13.fc2.com/blog-entry-286.html
この仕事研究の手法を少々いただいて、私たちなりにアレンジしたものなのです。
この本はもう売っていないそうですが、古本などで探してみると見つかるそうです。
ヒント満載ですよ。(^○^)

mimi 【月収300万円への道】さま、いらっしゃいませ

こんにちは!
>自分が聞き逃したことも、
後で読み返しながら確認もできます。
そうそう。
そうなんです。
私が聞こえないのもそうですが、聞こえる人にも便利だと思います。
何しろ、参加者が必要以上にノートに書かなくても良くなるので、議論に集中できますね。(^○^)

まだまだがんばる!!えもっちさま、いらっしゃいませ

こんにちは~!
>もっちぃさんのコメント口調(文字調・笑)が益田さん化していますよ!
(⌒▽⌒)アハハ!
そうなんですか。
やっぱり、影響してくるものなのでしょうねぇ。
お知らせを、ありがとうございました。

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[2007/07/29 12:56] URL ひびきのblog