ホワイトボードの使い方

会議などをする際に、ホワイトボードを使うことがあります。


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もう、そんなもの使っていないって言う方も居られるかもしれませんが、私どもでは依然重宝しています。

（最近の会議室には、それぞれの出席者の前に個々に映し出されるディスプレイなどがある豪華なところもあるようです。）

このホワイトボード。
書いたものが残せないので、一時期ボタンひとつでそのままホワイトボード上の内容をプリントアウトできるものも流行りましたね。
今でもそうでしょうか？

しかしながら、これは高価なわりに効率が良くないので、私どもでは使っておりません。

そこで、私たちが会議などの際に行っているホワイトボードの使い方をご紹介したいと思います。

「そんなこと、とっくにやっているよ」という方も沢山居られるかとは思いますが、ご存知無い方へのご紹介としてご寛大にお許しくださいませ。

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さて、ホワイトボードを使って会議を行う際に、私たちがよく使うアイテムとして「付箋紙」と「デジカメ」があります。

会議メンバーから出される意見や問題点などを付箋紙に書いてもらい、ホワイトボード上に貼り付けて、分類・整理していきます。

何しろ私自身が聞こえないので、書いてあったほうが間違いが無く、助かります。
また、全員がホワイトボード上で情報を共有しますので、同じ土俵で話しがしやすくなります。
つまり、会議にありがちな堂々めぐりが減らせるので、ムダな時間を省くことが可能になってきます。

そうしたひとつの土俵で議論しているうちに、問題の「切り口」が違っていたことなどに気づいた場合は、いちいち細かい内容を書き直すことも無く、ホワイトボード上で表を書き直して、付箋紙を移動するしたり追加・削除するだけで議論を再開することができます。

会議のメンバー全員がホワイトボードの前に立ち、それぞれが「あーでもない、こーでもない」といいながら、付箋紙を追加したり移動させたりしながら、マーカー（ペン）で直接書き込みながらワイワイとやっています。

こうすると全員参加の会議になるので一体感もありますし、なにしろ同じ土俵で納得ずくの結論を出しますので、その後の動きが速くなりブレも少なくなります。

あとは、確定した情報をデジカメでパチリと撮影。
この撮影した写真に簡単な議事内容を加えてグループウエアで共有しています。
その後は業務の進捗状況の確認、報告・連絡・相談なども含めて、大まかにはグループウエア上で管理しています。

グループウエアは大企業あたりのシステムかというとそうでもなく、私たちのような弱小零細軽薄短小（？）なところでも、十分に役立ちます。

話はそれましたが、このホワイトボード。

プロジェクタのスクリーン代わりにもなりますし、投影したまま書き込めることから、前回パチリと撮影したデジカメの写真を投影しながら計画などの修正を行うことも簡単です。
もっとも、プロジェクタを使ってホワイトボードの前に立つと、ちと眩しいのですけどね。(^^;;

それをまた、デジカメで撮影して「最新版」として更新しておけば良いのですから便利です。

こうしたちょっとした工夫からムダを省いていくと、時間を有効に使えるばかりでなくコストも抑えることができますね。

その分、仲間と一杯やれる時間とお金が作り出せます。
こんなことを言っていると、「またそれかい！」と言われそうですね。(^^;;


「ムダとは意識しないで浪費していることであり、贅沢とは、意識してお金を使うことだ」
（山田日登志「現場の変革、最強の経営～ムダとり」幻冬舎より）


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